Stell dir vor, du bist auf einer Firmenverantstalung und deine Chefin kommt auf dich zu. Sie bittet dich, ihr bei der Planung der nächsten Konferenz zu helfen. Du fühlst dich geschmeichelt, aber du weißt, dass du in den nächsten Wochen keine Zeit dafür hast. Was tust du? Sagst du einfach „Nein“ und riskierst, unhöflich zu wirken? Oder sagst du „Ja“ und nimmst dir eine weitere Aufgabe auf, obwohl du bereits überlastet bist? Hier kommt die gute Nachricht: Es gibt einen Mittelweg, und dieser Artikel wird dir zeigen, wie du effektiv und höflich Aufgaben ablehnen kannst, ohne dass die Konferenz (oder deine Arbeitsbelastung) ins Stocken gerät.
In diesem Artikel werden wir verschiedene Kommunikationsstrategien erörtern, die dir helfen, eine Absage klar und respektvoll zu vermitteln, ohne dass dabei jemand gekränkt wird oder dein Arbeitspensum leidet. Denn das Geheimnis einer guten Kommunikation liegt nicht nur darin, was man sagt, sondern auch, wie man es sagt.
Das „Feedback Sandwich“
Das Sandwich-Prinzip ist eine einfache, aber wirkungsvolle Technik, um unangenehme Nachrichten auf eine positive und konstruktive Weise zu übermitteln. Dabei wird die „negative“ Nachricht – in diesem Fall die Absage – zwischen zwei „positiven“ Nachrichten eingebettet. So wird sichergestellt, dass dein Gegenüber nicht sofort abblockt und eher bereit ist, deine Entscheidung zu akzeptieren.
Stell dir vor, du bist ein Grafikdesigner, und ein Kollege bittet dich, ihm bei der Erstellung einer Präsentation zu helfen. Du hast jedoch bereits genug Aufgaben auf dem Tisch und möchtest diese Anfrage ablehnen.
Hier ist, wie du das Sandwich-Prinzip anwenden könntest:
Positive Nachricht: „Ich schätze wirklich, dass du an mich gedacht hast und an meine Fähigkeiten als Designer glaubst. Es zeigt, dass du meine Arbeit respektierst.“
Negative Nachricht: „Leider habe ich im Moment einige Projekte mit engen Deadlines, und ich möchte sicherstellen, dass ich ihnen die nötige Zeit und Aufmerksamkeit widme. Deshalb kann ich dir bei dieser Präsentation nicht helfen.“
Positive Nachricht: „Aber ich kenne einige tolle Online-Ressourcen und Tutorials, die dir helfen könnten, selbst eine ansprechende Präsentation zu erstellen. Ich schicke dir gerne die Links dazu.“
Alternativen anbieten
Manchmal reicht es nicht aus, nur eine Absage zu kommunizieren – es ist auch wichtig, proaktiv zu sein und mögliche Alternativen oder Lösungen anzubieten. Das zeigt, dass du die Anfrage ernst nimmst und dein Gegenüber unterstützen möchtest, auch wenn du die Aufgabe selbst nicht übernehmen kannst.
Angenommen, du bist ein Projektmanager und ein Teammitglied bittet dich, bei der Erstellung eines Projektberichts zu helfen, obwohl du dafür keine Zeit hast. Hier ist eine Möglichkeit, eine Alternative anzubieten:
„Ich verstehe, dass du bei dem Projektbericht Unterstützung benötigst, aber aufgrund meiner aktuellen Arbeitsbelastung kann ich leider nicht direkt helfen. Allerdings gibt es im Team einige Kollegen, die über ähnliche Kenntnisse verfügen und vielleicht verfügbar sind. Ich kann gerne jemanden vorschlagen, der dir bei dieser Aufgabe helfen könnte. Außerdem habe ich einige hilfreiche Vorlagen und Leitfäden, die ich dir schicken kann, um den Prozess zu erleichtern.“
Indem du Alternativen und Lösungen anbietest, zeigst du, dass du die Bedürfnisse deines Gegenübers verstehst und bereit bist, bei der Suche nach einer Lösung zu helfen, auch wenn du die Aufgabe selbst nicht übernehmen kannst.
I-Statements – beschreib wie du dich fühlst
I-Statements sind eine effektive Kommunikationstechnik, die darauf abzielt, die eigenen Gefühle und Bedürfnisse klar und respektvoll auszudrücken, ohne Schuldzuweisungen oder Angriffe auf andere. Durch den Einsatz von I-Statements kannst du deine Gründe für die Ablehnung einer Aufgabe klarstellen und gleichzeitig Verständnis für die Situation zeigen.
Ein Beispiel für ein I-Statement in einer Absagesituation wäre:
„Ich habe in letzter Zeit gemerkt, dass meine Arbeitsbelastung ziemlich hoch ist, und ich möchte sicherstellen, dass ich mich auf meine derzeitigen Prioritäten konzentrieren kann. Daher kann ich leider nicht zusätzliche Aufgaben übernehmen.“
Durch die Verwendung von I-Statements vermittelst du deine Entscheidung, ohne den anderen vor den Kopf zu stoßen oder negativ zu wirken. Es zeigt, dass du Verantwortung für deine Entscheidung übernimmst und nicht anderen die Schuld zuschiebst.
Höre wirklich zu & zeige Empathie
Aktives Zuhören und Empathie sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Kommunikation. Wenn du deinem Gegenüber zeigst, dass du seine Bedenken und Bedürfnisse ernst nimmst, fällt es ihm leichter, deine Entscheidung zu akzeptieren.
Hier einige Tipps zum aktiven Zuhören und zur Demonstration von Empathie in einer Absagesituation:
- Wiederhole, was dein Gegenüber gesagt hat, um zu zeigen, dass du zugehört hast und die Anfrage verstanden hast: „Wenn ich dich richtig verstehe, möchtest du, dass ich dir bei der Erstellung des Marketingplans helfe.“
- Zeige Verständnis für die Situation und die Gefühle deines Gegenübers: „Ich kann nachvollziehen, dass es für dich stressig ist, alles alleine zu bewältigen. Es tut mir leid, dass ich im Moment nicht helfen kann.“
- Gib Feedback und erkenne die Emotionen deines Gegenübers an: „Es klingt, als ob du dir Sorgen machst, dass du den Plan nicht rechtzeitig fertigstellen kannst. Ich verstehe, wie frustrierend das sein muss.“
Erkläre dein Warum. Zeitmanagement und Priorisierung in der Kommunikation betonen
Es ist wichtig, auf die eigenen Prioritäten und das Zeitmanagement hinzuweisen, wenn man eine Absage kommuniziert. Das hilft deinem Gegenüber, deine Entscheidung besser nachzuvollziehen und zeigt, dass du deine Arbeit sorgfältig planst und organisiert.
Ein Beispiel dafür, wie du das betonen kannst, ist:
„Da ich derzeit an mehreren Projekten mit engen Deadlines arbeite, muss ich meine Zeit und Ressourcen priorisieren. Deshalb kann ich leider nicht bei diesem zusätzlichen Projekt mithelfen. Ich möchte sicherstellen, dass ich meine bestehenden Verpflichtungen erfülle, ohne die Qualität meiner Arbeit zu beeinträchtigen.“
2 konkrete Tipps & das richtige Mindset für bessere Absagen
It´s a wrap!! Gut ausgstattet mit den besten Methoden um effektiv und höflich Aufgaben abzulehnen– ohne dabei wie ein egoistisches Ungeheuer zu wirken! Jetzt bist du bestens gerüstet, um „Nein“ zu sagen, während du immer noch der charmante und witzige Mensch bist, den alle kennen und lieben.
Hier noch zwei konkrete Tipps, die du gleich umsetzen kannst:
- Lächle, wenn du „Nein“ sagst: Selbst wenn du es telefonisch oder online tust, spürt dein Gegenüber die positive Energie, die ein Lächeln ausstrahlt. Es wird nicht nur dir, sondern auch deinem Gesprächspartner ein besseres Gefühl geben.
- Denk an das Sprichwort: „Wer immer Ja sagt, hat keine Freizeit.“ Das klingt vielleicht etwas platt, aber es hilft, sich daran zu erinnern, dass ein „Nein“ manchmal das Beste für dich und deine Work-Life-Balance ist.
Mach weiter so, übe diese Kommunikationsstrategien und lass dich von den Herausforderungen des Alltags nicht unterkriegen. Denn wie ein weiser Mann einst sagte: „Man kann nicht immer Ja sagen, aber man kann immer freundlich Nein sagen.“
